TU Wien, 2004

Kurzfassung

Bei der Abwicklung von Bauprojekten entsteht eine enorme Anzahl an Dokumenten (Pläne, Protokolle, Leistungsverzeichnisse, Verträge, Schriftverkehr, e-Mails, etc). Bei der derzeit meist üblichen Form der Ablage, also in Papierform in Ordnern mit Zwischen- und Einlageblättern, ist zwar die Ablage selbst kein Problem, das Wiederfinden einzelner Dokumente gestaltet sich aber oft äußerst schwierig und langwierig - vor allem, wenn die Ablage schon längere Zeit zurückliegt. Jeder Projektbeteiligte hat sein eigenes Ablagesystem, in dem dieser zwar die abgelegten Dokumente wiederfindet, ein anderer aber oft kaum eine Chance hat. Ebenso lässt die Vollständigkeit der Unterlagen oft zu wünschen übrig. In den seltensten Fällen gibt es ein firmenweit einheitliches Ablagesystem. Bei Urlaubsvertretungen oder Ausscheiden einzelner Mitarbeiter aus dem Projekt oder aus der Firma herrschen dann oft chaotische Zustände.

Die Lösung des Problems liegt in der elektronischen Ablage aller Dokumente - unabhängig von Format und Größe - in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Hierfür müssen selbstverständlich zunächst alle Dokumente erfasst und für das Wiederauffinden entweder in ein vorgegebenes Ordnersystem eingeordnet werden oder mit Schlagworten (Attributen) versehen werden. Die Attribute müssen so gewählt sein, dass jeder mit der Materie halbwegs versierte, das Dokument nach den gewählten Schlagworten suchen würde. Sind aber alle Dokumente einmal vom System erfasst und mit Attributen versehen, liegen die Vorteile eines DMS in kürzeren Ablage-, Zugriffs- und Suchzeiten und in einer daraus resultierenden höherer Produktivität der Mitarbeiter, in der Reduktion des Platzbedarfes für die Lagerung von Akten, die zentrale Verwaltung und Sicherung von Projektdaten und vor allem in der Wiederauffindbarkeit der Dokumente durch andere als den Verfasser selbst.

Die Einführung eines solchen DMS ist aber mit hohen Kosten verbunden und die Vorteile gehen durch mangelnde Akzeptanz und Skepsis mancher Mitarbeiter verloren. Zweifel bestehen auch bezüglich der Sicherheit der archivierten Dokumente. Daher sind bei der Einführung eines DMS eine gute Planung und Beratung, eine frühe Einbeziehung aller Prozess- und Projektbeteiligten sowie die Erstellung eines Berechtigungskonzepts als Schutz vor unautorisiertem Zugriff von essentieller Bedeutung.

In der österreichischen Bauwirtschaft sind DMS derzeit weniger verbreitet im Einsatz als in anderen Sparten. Warum dies so ist, welche Vor- und Nachteile es gibt, bzw. mit welchen Kosten durch ein DMS gerechnet werden muss und welche Anforderungen die am Bau Beteiligten an ein solches System stellen, ist Inhalt dieser Untersuchung, in der sowohl Bauunternehmer, Bauherren als auch Softwarehersteller befragt werden.

Die fortschreitende Entwicklung von DMS ermöglicht die Bearbeitung von Projekten und den Zugriff auf die Daten von jedem Ort der Erde und zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Diese neue Innovation wird im Bauwesen immer mehr an Bedeutung gewinnen, da ein DMS den Unternehmen hilft, Projekte effektiv, sprich kostengünstiger, und qualitativ hochwertiger durchzuführen. Natürlich scheuen sich Unternehmen, besonders bei schwacher Auftragslage, vor hohen Investitionen in ein DMS, jedoch kann im steigenden Konkurrenzkampf im Bauwesen ein DMS mit seinen Vorteilen ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sein.

Abstract

Use of Dokument-Management-Systems in building projects

A huge amount of documents (plans, protocols, contract specifications, contracts, correspondence, e-Mails, etc.) is the outcome of the conducting of a construction process. In the currently most common form of the storage of these documents, in paper-form in folders, the storage itself is not a problem, but the retrieval of some documents can be very difficult and time-consuming, particularly when the storage was done a long time ago. Every person involved in the project has his own storage-system, where he can find all of the documents, but it is very difficult for others to find them. The completeness of the data leaves much to be desired as well. In the rarest case a firm-wide standardised storage-system is used. Vacation replacements and retirements of persons involved in the project or employees of the company can lead to chaotic conditions.

A solution for this problem is the electronic storage in a Document-Management-System (DMS), where documents, irrespective of their format and size, can be stored. Therefore the documents have to be recorded and to find them later again, they have to be entered into a specified file-folder-system or have to be provided with catchwords. These catchwords have to be selected, so that anyone who is a little familiar with this system can search for the documents through these catchwords. When the documents are in the system, there are many advantages, e.g. a short archiving-, access- and search time, a resulting improved efficiency, a decrease of required space for the storage of the files, a central administration and protection of the project data and first of all an obvious simplification of the search of documents by other persons than the author himself.

The installation of a DMS is accompanied by high costs and its advantages may get lost through a lack of acceptance and a certain scepticism shown by some employees. There are also doubts about the security of filed documents and that is the reason why a good planning and consulting process, an early involvement of the persons concerned and the creation of an authorisation concept as a protection against unauthorised access are of vital importance for the installation of a DMS.

In the current Austrian building industry DMS are not as much used as in other fields. This study deals with the reasons for this development, it shows the advantages and disadvantages of a DMS and it examines the demands that the persons involved place on such systems. The interviewees are software-producers and employees of construction companies and employers.

The progressive development of DMS makes it possible to work on projects and access data from every place on earth. The reason why this new innovation will gain importance in the building industry is that it supports companies in conducting projects with high efficieny and high quality. Of course firms shrink from such high capital investments in a DMS, especially in poor order situations, but in the increasing competition in the building industry the use of a DMS can be crucial for the competitiveness of a company.